Vedenie účtovníctva, vystavovanie faktúr, skladová evidencia: ako to riešiť v začiatkoch?
Účtovníctvo
Podnikateľ sa môže stretnúť s troma spôsobmi vedenia účtovníctva:
- jednoduché účtovníctvo: môžu používať iba živnostníci
- podvojné účtovníctvo: musia používať s.r.o., ale môžu si ho vybrať aj živnostníci
- paušálne výdavky: je to režim pre živnostníkov, ktorí nie sú platiteľmi DPH, keď nemusíte viesť účtovníctvo, ale iba peňažný denník.
Pri paušálnych výdavkoch nepotrebujete externého účtovníka, iba ak raz za rok skontrolovať daňové priznanie a ročné zúčtovanie zdravotného poistenia. Vedenie jednoduchého, alebo podvojného účtovníctva je dobré prenechať externému účtovníkovi. Existujú podnikatelia (hlavne pri jednoduchom účtovníctve), ktorí si účtovníctvo vedú sami. Myslím si však, že nechať účtovníctvo na profesionála je výhodnejšie. Jednak to nestojí veľa peňazí a jednak tým zároveň získate profesionála ochotného s vami konzultovať otázky a problémy ohľadom daní, odvodov, miezd a podobne.
Ako vybrať účtovníka? My sme si zadali inzerát na dopyt po externom vedení účtovníctva na porada.sk. Vyberali sme podľa skúseností, praxe, referencií z obdržaných životopisov a podľa regiónu. Môžete osloviť aj niekoho z členov tohoto účtovníckeho fóra priamo. Účtovník (aj keď častejšie účtovníčka) nemusí byť presne z vášho mesta, lebo komunikujete najčastejšie mailom. Raz za čas sa však stretnúť musíte, čiže bude dobré ak je z vášho regiónu.
Koľko stojí vedenie účtovníctva? Výborný prehľad cien je táto téme na porade :-) pošuškajte koľko si pýtať. Platiť môžete buď paušálne, alebo podľa počtu položiek. Najčastejšie sa s účtovníkom dohodnete na tom, že 3-6 mesiacov pôjdete na položky. Podľa počtu položiek vám po tomto skúšobnom období ponúkne paušál a vy sa rozhodnete čo je vám výhodnejšie. Cena za položku sa pohybuje najčastejšie od 15-20 Sk pre jednoduché účtovníctvo až po 20-30 Sk za podvojné účtovníctvo a platiteľa DPH. Na jeden doklad (prijatá, alebo vystavená faktúra, bloček a pod.) budú zvyčajne 3 položky v účtovníctve. Paušály sa hýbu od 1000 Sk/mesačne pre jednoduché účto a neplatiteľa DPH až po 5000 Sk/mesačne pre podvojné a platiteľa. Seriózny cenník na porade je tu: http://www.porada.sk/blog.php?b=96. Zhrniem to tak, že ak vystavíte ročne 5 faktúr a máte 10 prijatých faktúr či bločkov, tak sa vám paušál nevyplatí. Ak máte ročne xxxxxx prijatých aj vystavených faktúr a kopec bločekov na drobné sumy, tak choďte do paušálu. Ono totiž ak dáte do účtovníctva bloček za klince v hodnote 100 Sk, tak účtovníkovi zaplatíte (na položky) 40-90 korún za spracovanie. Aj keď ste sa dohodli na paušál, tak účtovníka zbytočne netrápte a nakupujte väčšie balenia klincov (keď to okolnosti umožnia).
Vystavovanie faktúr a skladová evidencia
Na vystavovanie faktúr používajte Excel, alebo ekonomický softvér. Určite sa vyhnite Wordu, lebo časom prídete na to, že si potrebujete vo faktúrach všeličo počítať, sledovať obrat kvôli DPH, vyhodnocovať a podobne. V exceli si môžete vytvárať vzorce a počítať čo len chcete ak máte každú faktúru na samostatnom liste v jednom dokumente. Ak budete viesť sklad ( predajne, eshopy, a spol.), tak zabudnite na Excel a použite rovno malý ekonomický SW.
Malé ekonomické softvéry môžete používať aj zadarmo vo funkčnej demo verzii. Licenciu si dokúpite keď prekročíte určitý počet položiek v sklade, počet faktúr a podobne. Výhodou vystavovania faktúr v ekon. SW oproti excelu je v tom, že veľa práce je z automatizovanej. Adresy dodávateľov a odberateľov iba vyberiete z adresára, tovar naklikáte zo skladu, DPH a zľavy sa "počítajú sami" a podobne. Nevýhodou je, že máte pomerne široký systém z ktorého využívate tak 1/10. To by nemuselo vadiť pokiaľ sa v danom SW dobre orientuje. Vyskúšajte si nainštalovať 3 najpoužívanejšie SW, vystavte v každom faktúru, objednávku, zapíšte tovar na sklad. V ktorom vám to pôjde intuitívne najľahšie, ten si vyberte. Prihliadať môžete aj nato, ktorý SW používa váš účtovník. Ak máte rovnaký SW, tak si môžete exportovať/importovať niektoré dáta, ktoré by sa inak nahadzovali ručne.
Najpoužívanejšie malé ekonomické SW:
Pohoda: http://pohoda.sk/pohoda/start.aspx
Money S3: http://www.ciglersw.sk/nastiahnutie/start/
Kros: http://www.kros.sk/demoverzie
