Na tejto knihe (GTD) ma najskôr zaujal jej nadpis. Mať všetko hotové je sen, ktorý odporoval mojej každodennej realite. Určite poznáte ten pocit, keď v práci otvoríte svoju e-mailovú schránku, z hŕby neprečítaných mailov si vyberiete ten najpríjemnejší, a keď naň dopíšete odpoveď a stlačíte "SEND", obratom vám do schránky pribudnú tri nové. Podobne každé pracovné stretnutie, na ktoré prinesiete výsledok nejakej splnenej úlohy, sa obyčajne skončí tak, že si z neho odnášate tri krát viac úloh, ako ste na ňom vyriešili.
"Mysli ako muž činu a konaj ako muž myšlienok." Henry Bergson.
Kniha: David Allen, GETTING THINGS DONE
"Čas je vlastnosť prírody, ktorá zabraňuje veciam, aby sa diali naraz. Zdá sa ale, že v poslednej dobe to nefunguje."
Anonym
Zahltenie úlohami je veľmi aktuálny problém, pri riešení ktorého bežné spôsoby zlyhávajú. Pod bežnými spôsobmi myslím to klasické "vyhrňme si rukávy a poďme robiť až pokiaľ všetko nedokončíme". Toto môže fungovať len vtedy, ak úlohy pribúdajú pomalšie, ako ich dokážete riešiť. Ale súčasnosť je rýchlejšia. Úlohy dokážu pribúdať niekoľko krát rýchlejšie ako sa reálne dá stihnúť. Tak čo s tým?
V takejto situácii si poviete - no dobre, ak je úloh priveľa, tak budem pracovať len na tých dôležitých. Určím si priority. Prečo okolo toho robiť takú veľkú vedu? Výborne, tak si to teda vyskúšajte. Teoreticky je to jednoduché, ale tí ktorí ste to naozaj vyskúšali viete čo obyčajne nasleduje.
Ak sa zameriate len na priority, neznamená to že úlohy sa vám prestanú hromadiť. Hromada nevybavených úloh bude narastať, stále viac ľudí vás bude urgovať, aby ste sa pozreli na ich úlohu, ktorú ste si nevybrali medzi prioritné, a po pár dňoch sa vám všetky priority rozsypú ako domček z kariet. Lebo zbytočne niečo nazvete prioritou, ak sa k tomu celý deň vôbec nedostanete, pretože sa venujete neprioritným ale naliehavým záležitostiam.
A tu sa konečne dostávame k tomu čo nové prináša do tejto situácie kniha Davida Allena "Getting Things Done". Tých nových myšlienok je viacero, takže poďme sa postupne pozrieť na tie, ktoré mne prišli ako najprínosnejšie.
Majte prehľad o všetkých vašich úlohách.
Podľa autora knihy najviac stresu spôsobuje stav, keď sa vám hromadia NEJAKÉ úlohy, ktoré nemáte pod kontrolou, a pri ktorých neviete čo s nimi alebo kedy sa stanú urgentné. Takto žijete v permanentnej obave že ste nestihli niečo dôležité. Žijete s pocitom nestíhania.
A toto má byť niečo prevratné? Však to je jednoduché, všetky úlohy si zapíšem, a mám po probléme. Toto je zase klasická reakcia človeka ktorý to v praxi nikdy neskúsil, alebo netrpí žiadnym problémom zahltenia a takáto kniha mu je vcelku nanič. Tí ktorí ste to skúsili určite viete, že toto je nereálne. Zapisovanie všetkých úloh obyčajne končí po prvom týždni a prvom zapísanom Excelli, v ktorom ste sa už prestali orientovať.
To čo je v knihe (GTD) nové je spôsob evidovania úloh. Autor nehovorí o mechanickom evidovaní všetkého možného na jednu kopu, ale o inteligentnom posúdení každej jednej úlohy, vedomom vylúčení všetkých úloh ktoré sú buď nerealizovateľné alebo ich môžete delegovať.
Pravidlo dvoch minút
Pri každej úlohe vstupujúcej do vašej evidencie platí pravidlo dvoch minút - ak splnenie úlohy trvá menej ako dve minúty, rovno ju splňte. Len ak úloha trvá dlhšie ako dve minúty, len potom si ju zapíšte.
Pravidlo najbližšieho kroku
Pri každej úlohe si najskôr predstavte jej výsledný stav - ako má vyzerať táto úloha, keď bude dokonale splnená. Následne si predstavte, že je to vaša jediná a najdôležitejšia úloha v živote - aký najbližší krok by ste urobili? Tento krok si zapíšte. Samozrejme len vtedy, ak jeho slnenie bude trvať dlhšie ako dve minúty.
Pravidlo čistej hlavy
"Zo všetkého najviac požiera čas a energiu neustále neproduktívne premýšľanie o veciach, ktoré musíme urobiť."
Kerry Gleeson
Ak si neustále musíte držať v hlave kopu povinností, ťažko sa budete môcť sústrediť na ich plnenie. Všetko čo držíte v hlave si zapíšte. Sadnite si a píšte dovtedy, pokiaľ sa budú úlohy vo vašej hlave objavovať. Úlohy nijako nehodnoťte ani netrieďte, to príde neskôr. Teraz je cieľom vyprázdniť si hlavu.
Keď už máte všetko na papieri, začne triedenie. Zastavte sa pri každej jednej zapísanej záležitosti a odpovedzte si na otázky:
- Čo je cieľom tejto úlohy?
- Je táto úloha realizovateľná?
- Je to úloha výhradne pre mňa, alebo ju môžem delegovať?
- Aký bude najbližší krok smerujúci k vyriešeniu tejto úlohy?
- Bude najbližší krok trvať viacej ako dve minúty?
Pravidlo "jedna po druhej"
Toto je pravidlo, ktorým sa kniha asi najviac odlišuje od ostatných kníh zaoberajúcich sa plánovaním času a riadením výkonnosti. Kým bežné metódy plánovania bazírujú na prioritách, metóda GTD (skratka z "Getting Things Done") hovorí, že úlohy je potrebné spracúvať postupne.
Podľa GTD, keď si otvoríte vašu mailovú schránku, mali by ste začať maily spracúvať zhora nadol, resp. od najnovších po najstaršie. Žiadne preskakovanie. Aj keby tretí mail v poradí bol od samotného prezidenta (tak, a týmto sa tento článok dostáva na zoznam tajnej služby sledujúcej ohrozenie prezidenta :-), tak kým sa k nemu dostanete, najskôr musíte spracovať prvé dva.
...a množstvo ďalších praktických pravidiel.
Nebudem už ďalej prezrádzať pravidlá a myšlienky, ktorých je v knihe mnoho. Tie si prečítate, a podané z prvej ruky budú určite pôsobiť omnoho lepšie, ako keď ich prerozpráva niekto iný.
Teraz poďme k praktickým záležitostiam. Lebo je síce pekné teoreticky popisovať, ako ľahko budem odteraz zvládať každodenný nával povinností, ale je to asi to isté ako ukazovať hladnému návod na pečenie chleba. Aj ten najgeniálnejší návod nestojí za nič, ak zostane len na papieri.
Knižka sa rozhodne dá zaradiť medzi praktické. Nie je to ten typ knihy kde autor sadol a vymyslel teóriu, ale je to presne naopak - autor spísal to, čo jemu v praxi najlepšie fungovalo. A po vyskúšaní môžem potvrdiť, že to funguje aj mne.
Po aplikovaní princípov GTD sa mi nijako neznížil počet prichádzajúcich úloh, ale dosiahol som stav, keď riešenie každej jednej úlohy, ktorá sa dostane do môjho zoznamu, postupuje smerom k cieľu. A to najefektívnejším možným spôsobom - najbližšie kroky všetkých úloh mám roztriedené podľa kontextu, a keď napríklad sedím pri počítači, tak riešim zaradom všetky úlohy zo zoznamu "pri počítači" a nezdržujem sa úlohami ktoré dokážem lepšie riešiť v iných kontextoch.
Žiadne úlohy nemusím držať v hlave, a vďaka pravidelnému spracúvaniu schránok (určené miesta, kde sa hromadia úlohy, ktoré je potrebné pravidelne spracúvať a vyprázdňovať) mám dosť veľkú istotu, že na žiadnu úlohu som nezabudol a nestane sa z nej nepríjemnosť typu "prečo toto nemohlo byť urobené skôr ako to vybuchlo".
A na koniec to najlepšie - tým že žiadne úlohy nemusím držať v hlave, môžem sa pokojne sústrediť na riešenie tej konkrétnej jednej veci, ktorú v danom čase práve robím. Tak ako na písanie tejto recenzie. Hotovo. Úloha je splnená, škrtám si ju zo zoznamu ;-).
"Ak je vaša myseľ prázdna, je stále pripravená na čokoľvek a otvorená všetkému."
Sbunryu Suzuki
--------------------------------------------------
Všetky citáty pochádzajú z knihy.
Knihu GTD je možné objednať tu: http://www.polica.sk/gtd-getting-things-done.html
